Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Büroumzug erforderlich wird. Häufig werden durch den Anstieg an Arbeitsaufträgen mehr Mitarbeiter eingestellt und dadurch eine größere Arbeitsfläche benötigt. Doch auch eine günstigere Miete oder ein besserer Standort können Gründe für den Umzug sein. Der Umzug eines Büros ist wesentlich aufwendiger als ein Privatumzug. Schließlich müssen Akten und Arbeitsmaterialien gut organisiert zum neuen Standort gebracht werden.
Intelligente Planung ist entscheidend
Bei einem Büroumzug mithilfe von beispielsweise der Bernhard Storck jr. GmbH sollte bereits vor dem Umzug eine durchdachte Planung erstellt werden. Wann erfolgt der Umzug? Am besten wählen Sie einen Zeitpunkt, wo die Büros geschlossen sind. Ist dies nicht möglich, sollten Sie während des Umzugs so wenig Zeit wie möglich verlieren, da Zeitverlust mit Umsatzeinbußen verbunden ist. Ihre Kunden sollten Sie mindestens 1 Monat vorher über Ihren Umzug telefonisch, per Brief oder per E-Mail informieren. Auch auf Ihrer Homepage sollten Sie darauf hinweisen, das ein Standortwechsel Ihres Büros geplant ist und Sie nur bedingt erreichbar sind. Vergessen Sie zudem nicht, beim Umzug während der üblichen Bürozeiten einen Mitarbeiter für dringende Anliegen der Kunden bereitzustellen.
Dringlichkeit individuell festlegen
Ein weiterer Schritt bei der professionellen Planung des Büroumzugs ist, welche Räumlichkeiten als erstes geräumt werden. Räume, die als erstes geräumt werden, können am neuen Standort wieder rasch bezogen werden. Daher sollten Sie als erstes Räumlichkeiten mit einer hohen Dringlichkeit räumen. Bei der Räumung müssen das komplette Mobiliar, diverse Akten und sämtliche Arbeitsmaterialien schriftlich erfasst werden.
Ebenso wichtig ist das korrekte Beschriften der Umzugskartons, damit Sie vor dem Auspacken bereits wissen, wo die einzelnen Kartons hingehören. Das spart Zeit und Mühe. Wichtige Dokumente sollten am neuen Bürostandort sofort griffbereit sein. Setzen Sie daher nicht nur bei den Räumlichkeiten Prioritäten. Geräte, die täglich benötigt werden, müssen als erstes ausgepackt werden. Hingegen können weniger oft genutzte Geräte in Kartons mit geringer Dringlichkeit verpackt werden.
Umzug als Chance für mehr Platz und Effizienz
Der Büroumzug bietet einen idealen Zeitpunkt, um alten Ballast loszuwerden. Geräte, Dokumente und andere Dinge, die nicht mehr benötigt werden, lassen sich beim Umzug einfach entsorgen. Dadurch ergibt sich die Gelegenheit, in neuen Büroräumen für mehr Platz zu sorgen. Gleichzeitig lohnt es sich, im Vorfeld darüber nachzudenken, wie die neue Arbeitsfläche genutzt werden sollte. Am besten vor dem Umzugstag. Sollen Großraumbüros entstehen, um die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern zu fördern oder stellen einzelne Arbeitsplätze die bessere Lösung dar? Wichtige Fragen vor dem Umzug, um die Effizienz der Firma zu steigern.
Umzugsunternehmen – Profis als empfehlenswerte Hilfestellung
Diese Punkte sind nur ein Teil der Planungsarbeit, die einem beim Umzug bevorstehen. Um die Anforderungen nicht alleine meistern zu müssen, wenden sich viele Unternehmen an Profis wie Umzugsfirmen, die bereits langjährige Erfahrung mit Büroumzügen haben.